Her toptancının bir minimum sipariş tutarı var ve bu tutar çoğu işletmede tartışma konusu. Oysa o rakam keyfi değil; teslimat maliyetinin ürün üzerine yayılabildiği eşiği gösteriyor.
Minimum sipariş tutarı nereden geliyor?
Bir teslimatın maliyeti üründen bağımsızdır.
Araç, yakıt, sürücü zamanı, soğutma ve rota planlaması, siparişin büyüklüğüne bakmaksızın oluşur.
Bu maliyet bir teslimat başına genellikle sabittir. Sipariş tutarı düştükçe, teslimat maliyetinin ürün bedeline oranı yükselir.
Minimum tutar, bu oranın kabul edilebilir kaldığı eşiktir. Altında teslimat zarar yazar.
Mesafe arttıkça eşik yükselir. Aynı toptancı, şehir içinde daha düşük, uzak ilçede daha yüksek bir minimum uygulayabilir.
Sık sipariş mi, seyrek sipariş mi?
İkisinin de maliyeti var ve bu maliyetler ters yönlü çalışıyor.
Sık sipariş, depo ihtiyacını azaltır. Az stok tutarsınız, sermaye bağlanmaz, ürün taze döner.
Ama sık sipariş, her seferinde minimum tutarı doldurma baskısı yaratır ve sipariş yönetimi zamanı artar.
Seyrek sipariş, birim fiyatı düşürür. Hacim iskontosu devreye girer ve teslimat maliyeti daha çok ürüne yayılır.
Ama seyrek sipariş depo alanı ister, sermaye bağlar ve fire riskini yükseltir.
Doğru nokta bu iki eğrinin kesiştiği yerdedir ve her işletme için farklıdır.
Ekonomik sipariş miktarı nasıl düşünülür?
Karmaşık bir formül ezberlemeye gerek yok; mantığı anlamak yeterli.
İki maliyet var. Sipariş maliyeti her siparişte oluşur ve sipariş sayısıyla artar.
Elde tutma maliyeti stokla birlikte artar: depo alanı, elektrik, sigorta, bağlanan sermaye ve fire.
Toplam maliyet, bu ikisinin toplamıdır ve bir noktada en düşük değerini alır.
Pratik yaklaşım şu: sipariş sıklığını bir kademe artırıp bir ay deneyin. Depo doluluğu ve fire kaydını karşılaştırın. Fark açıksa değişikliği kalıcı yapın.
| Sipariş sıklığı | Depo ihtiyacı | Fire riski | Birim fiyat | Uygun ölçek |
|---|---|---|---|---|
| Günlük | En düşük | En düşük | En yüksek | Büyük şehir, taze ağırlıklı |
| Haftada iki | Düşük | Düşük | Orta | Orta ölçek |
| Haftalık | Orta | Orta | İyi | Çoğu işletme |
| İki haftada bir | Yüksek | Yüksek | En iyi | Donuk ve kuru ağırlıklı |
Ürün grubuna göre sıklık değişmeli mi?
Değişmeli ve bu, tek bir sipariş takvimi kurmanın en büyük hatası.
Taze ürünler sık sipariş ister. Sebze, süt ürünü ve taze et için haftada iki ya da üç teslimat mantıklıdır.
Donuk ürünler seyrek sipariş edilebilir. Raf ömrü uzundur; iki haftalık hatta aylık sipariş mümkündür.
Kuru gıda ve ambalaj malzemesi en seyrek grup. Aylık sipariş çoğu işletme için yeterli.
Bu ayrım, minimum tutarı doldurmayı da kolaylaştırıyor. Donuk ve kuru ürünleri aynı siparişte birleştirmek eşiği aşmayı sağlar.
Farklı ürün gruplarını farklı tedarikçilerden alıyorsanız takvimleri hizalamak sipariş yönetimi zamanını azaltır.
Güvenlik stoğu nasıl hesaplanır?
Güvenlik stoğu, teslimat gecikirse ya da talep beklenenden yüksek gelirse devreye giren tampondur.
Basit bir yaklaşım: ortalama günlük kullanım çarpı tedarik süresi, artı bir gün.
Haftada bir teslimat alan ve günde on kilo tüketen bir işletme için bu, seksen kilo demektir; yetmiş kilo haftalık kullanım, on kilo tampon.
Tampon miktarı ürünün kritikliğine göre ayarlanır. Menünün merkezindeki bir ürün için iki gün, yan üründe yarım gün yeterli olabilir.
Talep dalgalanması yüksekse tampon büyür. Hafta sonu iki katına çıkan bir satış hacmi, hafta içi ortalamasına göre hesaplanan tamponu yetersiz bırakır.
Aşırı güvenlik stoğu, seyrek siparişin bütün dezavantajlarını getirir. Tampon bir sigorta, bir depo stratejisi değildir.
Minimum tutar dolmuyorsa ne yapmalı?
Dört seçenek var ve hepsi uygulanabilir.
Birincisi ürün gruplarını birleştirmek. Donuk, kuru ve ambalaj kalemlerini aynı siparişe koymak eşiği aşmayı sağlar.
İkincisi sıklığı azaltmak. Haftada bir yerine iki haftada bir sipariş vermek, tutarı iki katına çıkarır.
Üçüncüsü uzun raf ömürlü kalemleri öne çekmek. Eşiği doldurmak için alınacak ürün, kısa raf ömürlü bir ürün olmamalı.
Dördüncüsü yakındaki bir işletmeyle ortak sipariş vermek. Bu, küçük işletmeler arasında yaygın ve işe yarayan bir uygulama.
Eşiği doldurmak için kısa raf ömürlü ürün almak en kötü seçenektir; kazanılan teslimat maliyeti, fireyle geri verilir.
Tedarikçiyle hangi noktalar konuşulmalı?
Minimum tutar pazarlığa açık olmayabilir ama başka kalemler açıktır.
Teslimat penceresi konuşulabilir. Sabah teslimat alan bir işletme, aynı gün servise yetiştirebilir.
Sipariş kesim saati önemli. Bir gün önce saat kaça kadar sipariş verilebildiği, planlamayı doğrudan etkiler.
Kısmi teslimat mümkün mü? Stokta olmayan bir kalem için bekleme mi, yoksa gelen kadarını gönderme mi tercih ediliyor?
Eksik kalem işlemi yazılı olmalı. Faturaya nasıl yansıyacağı ve yerine ne zaman konacağı önceden belirlenmeli.
Fiyat geçerlilik süresi de konuşulmalı. Sık sipariş veren bir işletme, her siparişte farklı fiyatla karşılaşmak istemez.
Sipariş sistemi nasıl düzene sokulur?
Sabit bir sipariş günü belirleyin. Rastgele sipariş vermek hem eksik kalem hem acil teslimat maliyeti doğurur.
Sayım listesini sipariş formuyla aynı sırada tutun. Depoda sayarken forma yazmak, iki kez iş yapmayı önler.
Minimum ve maksimum stok seviyelerini yazın. Sayımda seviyenin altına düşen kalem otomatik siparişe girer.
Sipariş geçmişini saklayın. Üç aylık geçmiş, mevsimsel dalgalanmayı görmek için yeterli.
Sorumluyu adıyla belirleyin. "Mutfak" sipariş vermez; bir kişi verir ve o kişi eksikten sorumludur.
