Tedarikçi seçimi, çoğu işletmede fiyat karşılaştırmasıyla yapılıyor. Bu yaklaşım, ilk altı ayda sorun çıkarmıyor ama sonrasında maliyeti başka kalemlerden geri alıyor.
Birinci kriter: yasal belgeler
Bu, tartışılmaz bir ön koşul.
Tedarikçinin işletme kayıt belgesi bulunmalı.
Gıda üretimi yapıyorsa üretim izni, yalnızca dağıtım yapıyorsa depo kayıt belgesi gerekiyor.
Bu belgeler istenmeli ve dosyada saklanmalı.
Denetimde ürünün nereden alındığı soruluyor.
Belgesiz bir tedarikçiden alım, işletmenin kendi sorumluluğunu doğuruyor.
Belgelerin geçerlilik tarihleri de kontrol edilmeli.
Süresi dolmuş bir belge, belgesizlikle aynı sonucu veriyor.
Yıllık olarak yenilenmesi istenmeli.
İkinci kriter: soğuk zincir kanıtı
Soğutulmuş ve donmuş ürün alınıyorsa bu kritik.
Tedarikçinin araçlarının soğutmalı olduğu doğrulanmalı.
Teslimatta ürün sıcaklığı ölçülmeli ve kaydedilmeli.
Bu ölçüm, teslim alma prosedürünün parçası olmalı.
Sıcaklık kaydı tutan araçlar tercih edilmeli; bazı tedarikçiler yolculuk boyunca sıcaklık kaydı sunabiliyor.
Bu kayıt, sorun çıktığında sorumluluğu netleştiriyor.
Teslimatta 4 derecenin üstünde gelen soğuk ürün, eksi 15 derecenin üstünde gelen donuk ürün reddedilmeli.
Bu, bir kez uygulandığında tedarikçi davranışını belirgin şekilde değiştiriyor.
| Kriter | Nasıl ölçülüyor | Ağırlık |
|---|---|---|
| Yasal belgeler | Belge kontrolü | Ön koşul |
| Soğuk zincir | Teslimat sıcaklığı | Ön koşul |
| Teslimat zamanlaması | Geciken teslimat oranı | Yüksek |
| Ürün tutarlılığı | Reddedilen parti oranı | Yüksek |
| Fiyat | Birim maliyet karşılaştırması | Orta |
| İletişim hızı | Yanıt süresi | Orta |
| İade politikası | Yazılı koşullar | Orta |
| Ödeme koşulları | Vade süresi | Orta |
| Ürün yelpazesi | Tek kaynaktan alım oranı | Düşük |
| Sürdürülebilirlik | Belge ve uygulama | Düşük |
Üçüncü kriter: teslimat performansı
Bu, en çok göz ardı edilen ama en pahalıya mal olan kriter.
Geciken bir teslimat, menüde eksik kalem demek.
Eksik kalem, kaybedilen satış ve müşteri memnuniyetsizliği demek.
Ölçüm basit: her teslimat için planlanan ve gerçekleşen zaman kaydediliyor.
Aylık gecikme oranı hesaplanıyor.
Yüzde 5'in altı iyi, yüzde 15'in üstü sorunlu.
Eksik teslimat oranı da ayrı ölçülüyor; sipariş edilen kalemlerin kaçı gelmiş.
Bu iki oran, tedarikçi değerlendirmesinin temeli.
Fiyat avantajı sağlayan ama sık geciken bir tedarikçi, aslında pahalıya mal oluyor.
Dördüncü kriter: ürün tutarlılığı
Aynı ürünün her teslimatta aynı olması gerekiyor.
Şarküteride yağ oranı, unlu mamulde ağırlık, sebzede boy standardı.
Tutarsızlık, reçete maliyetini ve porsiyon standardını bozuyor.
Ölçüm için her teslimatta örnekleme yapılıyor.
Ağırlık ve görsel kontrol yeterli.
Reddedilen ya da düşük kaliteli gelen parti oranı kaydediliyor.
Yüzde 3'ün üstü sorunlu.
Tutarsızlık sürüyorsa tedarikçiyle görüşülmeli; çoğu durumda üretim ya da depolama kaynaklı bir sorun bulunuyor.
Beşinci ve altıncı kriter: fiyat ve iletişim
Fiyat karşılaştırması birim maliyet üzerinden yapılmalı.
Kilogram ya da porsiyon başına maliyet hesaplanıyor.
Fire oranı da hesaba katılmalı; ucuz ama fireli ürün pahalı olabiliyor.
Nakliye ücreti, minimum sipariş tutarı ve ödeme vadesi de fiyata dâhil.
İletişim ise ölçülmesi zor ama önemli bir kriter.
Bir sorunda kaç saatte dönüş yapılıyor.
Sipariş değişikliği kabul ediliyor mu.
Tek bir muhatap var mı, yoksa her seferinde farklı kişi mi çıkıyor.
Yoğun serviste hızlı bir çözüm, birkaç liralık fiyat avantajından çok daha değerli oluyor.
Yedinci ve sekizinci kriter: iade ve ödeme
İade politikası yazılı olmalı.
Hangi durumlarda iade kabul ediliyor, hangi sürede bildirim gerekiyor.
Bozuk, eksik ya da hatalı ürün geldiğinde süreç netleşmiş olmalı.
Sözlü anlaşmalar sorun anında işlemiyor.
Ödeme koşulları da baştan netleşmeli.
Peşin, vadeli ya da konsinye.
Vade süresi nakit akışını doğrudan etkiliyor.
Otuz gün vade, işletmenin sermaye ihtiyacını belirgin şekilde azaltıyor.
Ama vadeli alımda birim fiyat genellikle daha yüksek.
İki seçenek arasındaki fark hesaplanıp karar verilmeli.
Dokuzuncu ve onuncu kriter: yelpaze ve sürdürülebilirlik
Ürün yelpazesi, tedarikçi sayısını belirliyor.
Geniş yelpazeli bir tedarikçi, tek noktadan alım sağlıyor.
Bu, sipariş ve teslimat yükünü azaltıyor.
Ama tek tedarikçiye bağımlılık risk oluşturuyor.
Kritik ürünlerde en az iki tedarikçi bulundurulmalı.
Sürdürülebilirlik son sırada ama giderek önem kazanıyor.
Ambalaj tercihi, atık yönetimi ve yerel tedarik politikaları.
Bazı müşteri grupları bu konuya duyarlı ve işletme iletişiminde kullanılabiliyor.
Değerlendirme sistemi nasıl kurulur?
Bu on kriter, basit bir puanlama tablosuna dönüştürülüyor.
Her kriter için birden beşe puan veriliyor.
Ön koşullar puanlanmıyor; karşılanmıyorsa tedarikçi doğrudan eleniyor.
Kalan sekiz kriter ağırlıklandırılıyor.
Teslimat ve tutarlılık üçer, fiyat ve iletişim ikişer, kalanlar birer ağırlık alıyor.
Toplam puan, tedarikçileri karşılaştırmayı sağlıyor.
Bu tablo altı ayda bir güncellenmeli.
Yeni veri girildikçe sıralama değişiyor.
Puanı düşen tedarikçiyle görüşülmeli; çoğu durumda sorun düzeltilebiliyor.
Bu sistem, tedarikçi kararını sezgiden çıkarıp veriye dayandırıyor.
Sözleşme ve ödeme koşulları nasıl belirleniyor?
Tedarikçi seçimi yalnızca ürün ve fiyatla bitmiyor.
Sözleşme koşulları uzun vadede en az fiyat kadar belirleyici.
Ödeme vadesi ilk madde; otuz, kırk beş ya da altmış gün seçenekleri işletmenin nakit akışını doğrudan etkiliyor.
İkinci madde iade koşulları; hatalı ya da bozuk ürünün nasıl iade edileceği yazılı olmalı.
Üçüncü madde teslimat sıklığı ve minimum sipariş tutarı.
Yüksek minimum tutar, küçük işletmeler için stok baskısı yaratıyor.
Dördüncü madde fiyat güncelleme sıklığı; sık değişen fiyatlar menü maliyetini öngörülemez hâle getiriyor.
Beşinci madde kriz durumunda tedarik önceliği; yoğun dönemlerde kimin önce servis edileceği önceden konuşulmalı.
