Arama kutusuna "horeca şarküteri tedarikçisi istanbul" yazan satın almacı genellikle üçüncü adımda: menü hazır, mutfak kurulmuş, teslimat yapacak biri lazım. Oysa akış yedi adımdır ve ilk ikisi tedarikçiden önce işletmenin kendi içinde biter. Aşağıda adımlar sırayla, her birinin çıktısıyla birlikte.
İhtiyaç listesinden ilk teslimata: HORECA şarküteri tedarikinin yedi adımı
- İhtiyaç listesi: kalem, form, gramaj, haftalık miktar.
- Numune talebi ve mutfak testi.
- Teklif ve karşılaştırma.
- Cari hesap açılışı.
- Sipariş günü ve teslimat penceresi.
- Teslimat aracı ve soğuk zincir.
- Mal kabul ve tutanak.
Otel, restoran ve kafe kanalının tedarik mantığını baştan okumak isteyenler için HORECA tedarikinin temelleri yazısı var; buradaki yedi adım o temelin İstanbul'daki uygulamasıdır.
İhtiyaç listesi nasıl çıkarılır: kalem, form ve haftalık miktar
Menüdeki her şarküteri kalemi için dört sütun: ürün adı, form (dilimli tabak, baton, vakum, konserve), paket gramajı ve haftalık tahmini miktar. Form sütunu en çok atlanan ve en çok maliyet üreten sütundur: dilimleyicisi olmayan kafe baton yazarsa makine alır ya da fire verir; yüksek hacimli otel dilimli yazarsa kilogram maliyeti yükselir.
Haftalık miktar porsiyondan geriye doğru hesaplanır: haftalık porsiyon sayısı × porsiyon gramajı. Sayı ilk hafta tahmindir, ikinci haftadan itibaren mal kabul tutanağından gelen gerçek tüketimle güncellenir.
Numune ve teklif aşamasında şarküteri tedarikçisine ne sorulur?
Numune mutfakta, ürünün gerçek kullanımıyla denenir: dilimli piliç jambon sandviçte, dana bacon plancha'da, Macar salam kahvaltı tabağında, frankfurter sıcak suda. Beğeni öznel, ölçüm nesneldir; dilim ağırlığı, pişirme kaybı ve paketteki adet numune sırasında tartılıp yazılır.
Teklif aşamasında sorular şunlardır:
- Fiyat KDV hariç mi, kilogram mı paket mi koli mi?
- Koli içi adet ve paket net gramajı nedir?
- Teslimatta kalan raf ömrü toplamın en az ne kadarı olacak?
- Minimum sipariş koşulu ve teslimat ücreti var mı?
- Sipariş günü ile teslimat günü arasında kaç gün var?
- Ürün spesifikasyonu, etiket örneği ve istenen belgeler yazılı gönderilebilir mi?
Sipariş sıklığı ile minimum tutar arasındaki ilişkiyi gıda toptancılığında sipariş sıklığı ve minimum sipariş tutarı yazısı anlatıyor; teklif tablosunu doldurmadan önce okumaya değer.
Cari hesap açılışı için hangi evraklar hazırlanır?
Genel uygulamada vergi levhası, imza sirküleri ya da yetkili kimlik bilgisi, ticaret sicil gazetesi veya faaliyet belgesi, teslimat adresi ile fatura bilgileri ve mal kabul yapacak kişinin adı ve telefonu istenir. Tedarikçiye göre liste değişir; ilk görüşmede listeyi yazılı alıp tek seferde göndermek açılışı günlerden saatlere indirir.
Cari hesap açıldığında sipariş kanalı da belirlenir: telefon, e-posta, mesaj ya da çevrim içi form. Hangisi olursa olsun siparişin yazılı izi kalmalıdır; sözlü sipariş, mal kabulde "biz onu istememiştik" tartışmasının kaynağıdır.
İstanbul'da Avrupa ve Anadolu yakası teslimatı neden ayrı planlanır?
Köprü ve tünel geçişleri sabah ve akşam yoğunluğunda süreyi öngörülemez kılar; soğutmalı araçta her kapı açılışı kasa sıcaklığını yükseltir ve uzun yolculuk bu yükselişleri biriktirir. Tedarikçiler bu yüzden iki yakayı ayrı rotalarda ve genellikle erken saatte planlar; aynı araç bir sabah iki yakayı dolaşmaz.
İşletme tarafında bunun karşılığı mal kabul saatidir. Tedarikçinin verdiği teslimat penceresinde kapıda bir kişi olmalı; aksi hâlde koli arka kapıda bekler ve soğuk zincir orada kırılır. Soğuk zincirin kırılmasının üründe ne yaptığını soğuk zincir kırılırsa ne olur yazısı anlatıyor; teslimat penceresini ciddiye almanın gerekçesi oradadır.
Soğutmalı teslimat aracının sıcaklığı mal kabulde nasıl doğrulanır?
İki ölçüm: aracın kasa termometresi okunur, sonra işletmenin kendi probe termometresiyle bir kolinin içindeki ürünün yüzey sıcaklığı ölçülür. İkisi de 0 °C ile +4 °C aralığında olmalıdır. Değerler saatle birlikte irsaliyenin üstüne yazılır; aralık dışıysa koli kabul edilmez ve tedarikçi aynı anda aranır.
Gıda Hijyeni Yönetmeliği (yeni sekmede açılır) soğuk zincirin korunmasını ve kaydını hem taşıyandan hem teslim alandan bekler; irsaliye kenarındaki o iki sayı işletmenin kaydıdır. Tedarikçinin işletme kayıt ya da onay numarasını ilk görüşmede istemek de aynı disiplinin parçasıdır; gıda işletmelerinin kayıt ve onay sistemi Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğü (yeni sekmede açılır) tarafından yürütülür.
HORECA şarküteri mal kabul tutanağı: tarih, parti, sıcaklık, koli
| Alan | Ne yazılır | Kim doldurur |
|---|---|---|
| Teslim tarihi ve saati | Aracın kapıya geldiği an | Mal kabul sorumlusu |
| Araç kasa sıcaklığı | Termometre okuması, °C | Mal kabul sorumlusu |
| Ürün yüzey sıcaklığı | Probe ölçümü, °C, hangi koliden | Mal kabul sorumlusu |
| Koli sayısı ve ürün | İrsaliyeyle karşılaştırma, eksik/fazla | Mal kabul sorumlusu |
| Parti ve son tüketim tarihi | Her üründen bir etiket | Mal kabul sorumlusu |
| Ambalaj durumu | Delik, gevşek vakum, ezik koli | Mal kabul sorumlusu |
| Ret / şartlı kabul | Gerekçe ve tedarikçiye bildirim saati | Mal kabul sorumlusu + şef |
Tutanak tek sayfadır ve her teslimatta doldurulur; ikinci haftadan itibaren haftalık miktar sütununun gerçek kaynağı bu kâğıttır.
Dört ürünle örnek haftalık sipariş: piliç jambon, dana bacon, Macar salam, frankfurter
Kahvaltı ve sandviç yapan 60 koltuklu bir kafe için örnek liste, miktarlar varsayımsal:
- Mortella Dilimli Piliç Jambon, 450 g tabak: haftada 350 sandviç × 2 dilim = 700 dilim; paketteki dilim adedi sayılarak paket sayısı bulunur. 120 günlük kapalı raf ömrü, haftalık teslimatın aksadığı haftada stok güvenliği verir.
- Mortella Dana Bacon 1000 gr.: haftada 120 burger × 2 şerit × 20 g = 4,8 kg çiğ, yani 5 paket.
- Altın Dana Macar Salam 1250 gr. (Baton): kahvaltı tabağı başına 3 dilim, haftada 200 tabak = 600 dilim; dilim 15 g kabulüyle 9 kg, yani 7-8 baton. Dilimleyici yoksa aynı ürünün 500 gramlık dilimli tabağı yazılır.
- Mortella Frankfurter Füme Sosis 465 gr.: çocuk menüsünde haftada 80 adet; paketteki adet sayılarak paket sayısı bulunur. Vakum ambalaj açılana kadar stok esnekliği sağlar.
Liste iki yakadan hangisinde olursa olsun aynı; değişen yalnızca teslimat penceresidir.
İlk adım: numune talebi
Yedi adımın ilk ikisi işletmenin içinde biter; üçüncüsü bir e-postayla başlar. İhtiyaç listesini dört sütunuyla hazırlayın ve EMKA FOOD'a numune talebiyle birlikte gönderin; teklif, cari hesap açılışı ve teslimat penceresi için iletişime geçin.
